Gästemeldung in Österreich:
digital und gut organisiert.
Ein elektronisches Gästeverzeichnis unterstützt dich bei der Organisation deiner Gästedaten. Hier findest du die wichtigsten Grundlagen – und wie ibindo in deinen Ablauf passt.
Was ist ein digitales Gästeverzeichnis?
In Österreich führen Beherbergungsbetriebe ein Gästeverzeichnis. Darin werden die für die Gästemeldung erforderlichen Angaben erfasst. Das gilt beispielsweise für Hotels, Pensionen und Privatzimmervermietungen. Ein solches Verzeichnis darf auch elektronisch geführt werden.
Ein digitales Gästeblatt ist der einzelne Eintrag für die Erfassung von Gästen und ihrem Aufenthalt. Mit ibindo kommen die Angaben über einen Gästelink direkt in deinen digitalen Ablauf. Du musst sie nicht von einem handschriftlichen Formular übertragen.
Wie läuft die Gästemeldung ab?
- Daten erfassen: Sende den Link zum Gästeblatt bereits mit deinen Anreiseinformationen. Deine Gäste können die Angaben vorab eintragen.
- Bei der Ankunft prüfen: Kontrolliere die Angaben und den tatsächlichen Aufenthalt. Ein vorab ausgefülltes Formular ersetzt diese Prüfung nicht.
- Eintrag abschließen: Vervollständige die Gästemeldung in deinem Gästeverzeichnis.
- Abreise berücksichtigen: Halte das tatsächliche Ende des Aufenthalts in deinem Verzeichnis fest.
Die Meldefrist im Blick behalten: Nach den Informationen auf oesterreich.gv.at muss die Anmeldung unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen erfolgen. Bei der Abreise ist der Gast im Gästeverzeichnis abzumelden.
Welche Angaben gehören ins Gästeblatt?
Das Unternehmensserviceportal nennt unter anderem Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Anschrift einschließlich Postleitzahl. Bei ausländischen Gästen werden zusätzlich Angaben zum Reisedokument benötigt. Auch die Bestätigung der Richtigkeit gehört zur Anmeldung. Für besondere Konstellationen können eigene Regeln gelten.
Die vollständigen Anforderungen findest du beim Unternehmensserviceportal: Gästeblattsammlung und Gästeverzeichnis.
Wie lange werden Gästedaten aufbewahrt?
Für elektronisch verarbeitete Gästeverzeichnisdaten sieht das Unternehmensserviceportal grundsätzlich sieben Jahre Speicherung vor. Eine längere Aufbewahrung ist möglich, soweit andere gesetzliche Verpflichtungen sie erfordern; anschließend sind die Daten zu löschen. Außerdem ist der Zugriff durch unberechtigte Personen zu verhindern.
ibindo gibt für seine Gästedaten eine Speicherung auf Servern in der EU an. Die konkreten Informationen zur Datenverarbeitung stehen in den Datenschutzinformationen von ibindo.
Für Ferienwohnungen und kleine Beherbergungsbetriebe
Gerade wenn du nicht ständig an der Unterkunft bist, hilft ein klarer digitaler Ablauf. Der feste Gästelink kann in Buchungsbestätigungen eingebunden werden. Du siehst die eingegangenen Einträge in deiner Webapp und kannst deine Gästedaten an einem Ort verwalten.
Ob eine Ferienwohnung, eine Pension oder mehrere Apartments: So funktioniert das digitale Gästeblatt mit ibindo.
Grundlagen: USP – Gästeverzeichnis und oesterreich.gv.at – Fremdenverkehrsabgabe und Meldepflicht, abgerufen am 24. September 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Prüfung besonderer Anforderungen deiner Unterkunft.
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