Das Gästeblatt in Österreich – die Zettelwirtschaft findet ein Ende
Das Gästeblatt kennt jeder, der schon einal in einem Hotel, Ferienwohnung oder Bauernhof übernachtet hat – jeder Vermieter muss die Daten seiner Gäste darauf sammeln und diese Blätter in einem sogenannten “Gästeverzeichnis” 7 Jahre lang aufbewahren – meistens ist das ein Ordner – ja so ein alter mit einem Loch auf der Seite.
Wir leben mittlerweile in Zeiten von Digitalisierung, optimierten Geschäftsprozessen und selbstfahrenden Autos auf den Straßen. Warum muss man dann noch seinen Gästen einen Papierzettel auf den Tisch legen, wenn sie ein-checken? Das muss doch mittlerweile digital gehen!?
Diese Fragen haben wir uns genau so vor einiger Zeit gestellt, nachdem wir als junge Vermieter eines Airbnbs Erstkontakt mit dem Gästeblatt und der österreichischen Bürokratie im Tourismus machten.
Mittlerweile ist ein Team entstanden, dass den Gästeblättern, der Papierwirtschaft und den veralteten Prozessen den Kampf angesagt hat – ibindo ist entstanden.
Ein IT Experte, ein Software Entwickler und Webdesigner haben sich zusammen getan, um eine digitale Lösung für das Gästeverzeichnis, Nächtigungsstatistik und Ortstaxe zu entwickeln. Damit ein Vermieter, Hotelbesitzer oder Indianer Zelt Besitzer nie wieder seine wertvolle Zeit mit Gästeblättern und der damit einhergehenden Zettelwirschaft vergeuden muss. Für Gemeinden und Behörden soll durch die digitale Lösung außerdem ein effizienteres zusammenarbeiten ermöglicht werden.
Halt STOP – darf man das überhaupt?
Die Möglichkeiten sind heutzutage unbegrenzt – vor allem was die Softwareentwicklung betrifft. Doch muss bei Innovativen Lösungen, vor allem in einem gesetzlich geregelten Geschäftsbereich wie dem Tourismus, einiges beachtet werden. – wir schaffen Klarheit.
Gesetze, Behörden und Bürokratie – nicht mit ibindo
In Österreich fallen die Gästeblätter, das Gästeverzeichnis und die Meldungen in den Zuständigkeitsbereich der Meldebehörde – das ist die Gemeinde oder in Wien das Magistrat.
Gesetzlich sind diese Dinge im Meldegesetz geregelt. Das ist ein Bundesgesetz und gilt Österreichweit. Dieses Meldegesetz haben wir regelrecht studiert, mit den Zuständigen diskutiert und eine rechtssichere Lösung entwickelt.
Gemeinsam durch die Hilfe von Anwälten, Generalsekretären und Politikern können wir euch folgende Fragen hier nun beantworten:
1. Darf ich meine Gästeblätter digital speichern und verwalten?
Wir zitieren dazu eine Information von der Website Österreich.gv.at:
“Die Anmeldung eines Gastes ist dann ordnungsgemäß durchgeführt, wenn er unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen in ein Gästeverzeichnisblatt bzw. das elektronische Gästeverzeichnis eingetragen wurde.”
Ebenfalls steht in der Meldegesetz-Durchführungsverordnung, Fassung vom 21.07.2020, § 19. (1) folgendes:
“Der Beherbergungsbetrieb hat Gästeverzeichnisse gemäß § 10 MeldeG mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung (elektronisches Gästeverzeichnis) oder von der Meldebehörde signierter Gästeverzeichnisblattsammlung zu führen.”
Damit ist gesetzlich geregelt, dass Betriebe ein elektronisches Gästeverzeichnis/Gästeverzeichnisblattsammlung führen dürfen.
2. Wie können meine Gäste ein elektronisches Gästeblatt signieren?
Laut § 19. (2) der Rechtsvorschrift für Meldegesetz-Durchführungsverordnung, Fassung vom 21.07.2020 sind folgende Möglichkeiten des festhaltens einer Signatur/Unterschrift auf einem Gästeblatt erlaubt:
- elektronisches Festhalten der Unterschrift durch z.B Scannen
- elektronisches Erfassen der Meldedaten und Übernahme der elektronisch erfassten Unterschrift oder
- elektronische Einbringung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Mit ibindo bieten wir eine solche elektronische Signatur Funktion, mit welcher die Unterschrift auf unseren digitalen Gästeblättern festgehalten wird.
3. Wie lange muss ich die Gästeblätter speichern/aufbewahren?
7 Jahre. Danach sind sie zu löschen.
Das passiert bei uns übrigens automatisch. Darüber musst du dir keine Gedanken mehr machen.
Quelle: Rechtsvorschrift für Meldegesetz-Durchführungsverordnung, Fassung vom 21.07.2020. § 19. (2)
4. Ich vermiete mehrere Unterkünfte, kann ich dazu auch ibindo nutzen?
Ja. Unsere Lösung ist hoch-skalierbar einsetzbar und Kunden mit über 1.000 Apartments bzw. Ferienwohnungen nutzen unsere Services.
Du kannst unzählige Unterkünfte (Listings) in ibindo anlegen und diese zentral verwalten. Einfach und Unkompliziert.